Datenschutzinformation (I.) und Nutzungsbedingungen (II.) für das Webportal des Philologenverbandes Rheinland-Pfalz
I. Datenschutzinformation, Stand: 21.08.2026, Version 1.0
1. Name und Kontakt des Verantwortlichen gemäß Artikel 4 Abs. 7 DSGVO
Philologenverband Rheinland-Pfalz Fritz-Kohl-Straße 13 55122 Mainz Telefon: 06131 / 38 43 10 E-Mail: info@philologenverband.de Datenschutzkontakt: Dufeu@Kanzlei-Dufeu.de
2. Zweck des Mitgliederportals
Das Mitgliederportal dient der internen Organisation der Verbandsarbeit.
Über das Portal können Mitglieder ihre Daten verwalten, Informationen abrufen und mit zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern des Verbandes in Kontakt treten.
Funktionsträgerinnen und Funktionsträger erhalten im Portal je nach Aufgabe und Zuständigkeit bestimmte Zugriffs- und Verwalterrechte. Diese ermöglichen ihnen, personenbezogene Daten von Mitgliedern einzusehen und zu verwalten, soweit dies für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben und die Verbandsarbeit erforderlich ist. Sie können dadurch bestimmte personenbezogene Daten der Mitglieder ihrer Schule einsehen, soweit dies für die Verbandsarbeit erforderlich ist.
3. Welche Daten werden verarbeitet?
Im Mitgliederportal können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
4. Datenfreigabe durch Mitglieder
Mitglieder können im Portal selbst entscheiden, welche Daten für Funktionsträger sichtbar sind. Eine Einsichtnahme durch Schulvertreterinnen und Schulvertreter erfolgt nur im Rahmen der jeweiligen Rolle und nur für die Mitglieder der zugeordneten Gruppe oder Veranstaltung.
5. Funktionsträgerinnen und Funktionsträger
Funktionsträgerinnen und Funktionsträger erhalten eine Verwalterrolle im Portal und können auf die Daten der Mitglieder in ihrem Zuständigkeitsbereich zugreifen. Sie dürfen die dort sichtbaren personenbezogenen Daten ausschließlich für Zwecke der Verbandsarbeit nutzen. Eine Weitergabe an Dritte, eine private Nutzung, eine werbliche Nutzung oder eine sonstige zweckfremde Verwendung ist nicht zulässig.
Vor Nutzung der Verwalterrolle müssen Funktionsträgerinnen und Funktionsträger eine Verpflichtung zur Vertraulichkeit akzeptieren. Darin werden sie insbesondere zur vertraulichen und zweckgebundenen Nutzung der Daten verpflichtet.
6. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung der Daten erfolgt je nach Zweck auf folgenden Rechtsgrundlagen:
7. Empfänger und Dienstleister
Das Mitgliederportal wird durch den externen Dienstleister Laterne Informations-Technik, Bahnhofstraße 37 in 31655 Stadthagen gehostet, gewartet und administriert.
Der Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Verbandes. Grundlage ist ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Innerhalb des Verbandes erhalten nur die Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diesen Zugriff für ihre Aufgaben benötigen.
8. Protokolldaten und Sicherheit
Zur Sicherheit und zur technischen Verwaltung des Portals werden Zugriffe und bestimmte Nutzerhandlungen protokolliert.
Dies betrifft insbesondere:
Die Protokolldaten dienen der Sicherheit des Portals, der Fehlerbehebung und dem Schutz vor unberechtigten Zugriffen.
9. Cookies und technische Funktionen
Für den Betrieb des Portals wird ein technisch notwendiges Sitzungscookie eingesetzt. Es ist insbesondere für Login, Sitzungsverwaltung und Sicherheit erforderlich.
Ohne dieses technische Cookie kann das Portal nicht ordnungsgemäß genutzt werden.
Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt, sofern dies nicht gesondert angegeben und, soweit erforderlich, ausdrücklich erlaubt wurde.
10. Auskunftsverfahren im Portal
Über das Portal kann ein Auskunftsverfahren angestoßen werden.
Mitglieder können dadurch eine Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden. Die Anfrage wird vom Verband geprüft und nach den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO beantwortet.
11. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.
Mitgliedsdaten werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet. Daten, die für die Verwalterrolle von Funktionsträgerinnen und Funktionsträger erforderlich sind, werden nur für die Dauer dieser Funktion verarbeitet.
Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Fehlerbehebung und Nachweiszwecke erforderlich ist.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
12. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
Anfragen können gerichtet werden an:
info@philologenverband.de und Dufeu@Kanzlei-Dufeu.de
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich bei Fragen oder Beschwerden an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden
II. Nutzungsbedingungen, Stand: 21.08.2026, Version 1.0
Nutzungsbedingungen für das Mitgliederportal
1. Zweck des Mitgliederportals
Ich erhalte Zugang zum Mitgliederportal des Philologenverbandes.
Das Portal dient der Verwaltung der Mitgliedschaft, der Information der Mitglieder, der Kommunikation innerhalb des Verbandes und der Organisation der Verbandsarbeit.
Je nach Rolle kann der Zugriff unterschiedlich weit gehen. Mitglieder können insbesondere eigene Daten einsehen und verwalten sowie Informationen aus dem Verband abrufen. Mitglieder mit Sonderrechten können darüber hinaus bestimmte personenbezogene Daten anderer Mitglieder einsehen, soweit dies für ihre Aufgabe erforderlich ist.
2. Nutzergruppen und Rollen
Das Mitgliederportal kann von Mitgliedern und von erweiterten Mitgliedern mit Sonderrechten genutzt werden.
Mitglieder mit Sonderrechten sind insbesondere Personen, die für eine Schule, Gruppe, Veranstaltung, ein Gremium oder einen sonstigen Aufgabenbereich im Verband zuständig sind.
Sie können erweiterte Rechte erhalten. Diese Rechte dürfen nur für die jeweilige Aufgabe im Verband genutzt werden.
3. Umfang des Zugriffs
Ich erhalte nur Zugriff auf die Daten, die für mich erforderlich sind. Welche Daten sichtbar sind, richtet sich nach den Einstellungen im Portal und nach den eingerichteten Freigaben. Zu den sichtbaren Daten können insbesondere gehören:
Mitglieder sehen grundsätzlich nur die für sie freigegebenen Portalbereiche. Mitglieder mit Sonderrechten können je nach Rolle auch Daten anderer Mitglieder sehen, zum Beispiel der ihnen zugeordneten Schule, Gruppe oder Veranstaltung.
4. Zweckgebundene Nutzung
Ich verpflichte mich, die sichtbaren personenbezogenen Daten ausschließlich für Zwecke der Verbandsarbeit zu nutzen. Eine Nutzung zu anderen Zwecken ist nicht erlaubt. Insbesondere ist nicht erlaubt:
5. Vertraulichkeit
Ich behandle alle personenbezogenen Daten, die ich im Mitgliederportal einsehen kann, vertraulich. Ich gebe meine Zugangsdaten nicht an andere Personen weiter. Ich sorge dafür, dass keine unbefugten Personen Einblick in das Portal oder in dort sichtbare Daten erhalten. Wenn ich das Portal nicht mehr nutze, melde ich mich ordnungsgemäß ab.
Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt auch nach Ende der Mitgliedschaft oder nach Ende einer Funktion fort.
6. Keine eigenmächtige Datenverarbeitung
Ich werde personenbezogene Daten aus dem Portal nicht eigenmächtig exportieren, herunterladen, vervielfältigen oder in eigene Listen übertragen, es sei denn, dies ist für eine konkrete Aufgabe der Verbandsarbeit erforderlich (z.B. das Abspeichern der Telefonnummer oder einer E-Mail-Adresse, um das Mitglied zu kontaktieren) und vom Verband vorgesehen. Daten, die außerhalb des Portals für einen konkreten Zweck verwendet werden, dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für diesen Zweck erforderlich sind. Wenn ich unsicher bin, ob eine bestimmte Nutzung erlaubt ist, frage ich vorher bei der Geschäftsstelle oder beim Datenschutzkontakt des Verbandes nach.
7. Richtigkeit und Aktualität
Ich achte darauf, dass meine eigenen Daten im Portal richtig und aktuell sind. Fällt mir auf, dass Daten im Portal falsch, veraltet oder unvollständig sind, informiere ich die Geschäftsstelle oder nutze das dafür vorgesehene Verfahren im Portal.
Ich ändere fremde Daten nur, wenn ich hierzu ausdrücklich berechtigt bin.
8. Sicherheitsvorfälle
Wenn ich den Verdacht habe, dass Daten unbefugt eingesehen, weitergegeben, verloren oder falsch verwendet wurden, informiere ich unverzüglich die Geschäftsstelle oder den Datenschutzkontakt des Verbandes. Dies gilt insbesondere bei:
9. Ende der Mitgliedschaft oder der Funktion
Endet meine Mitgliedschaft, endet grundsätzlich auch meine Berechtigung zur Nutzung des Mitgliederportals und die damit verbundenen erweiterten Rechte werden gesperrt oder angepasst. Daten, die ich aufgrund meiner Funktion erhalten habe, darf ich nach Ende der Funktion nicht weiter nutzen, soweit keine ausdrückliche Erlaubnis des Verbandes besteht.
10. Folgen bei Verstößen
Bei Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen kann der Verband den Zugang zum Mitgliederportal ganz oder teilweise sperren oder Rechte einschränken. Weitere rechtliche Schritte bleiben vorbehalten.
